Ponechání pouze na straně vašeho e-mailového serveru (podobně jako „v cloudu“), jak je tomu ve výchozím nastavení při použití protokolu IMAP, má za následek skvělou synchronizaci poštovních složek mezi mnoha vašimi mobilními zařízeními. Je to proto, že každé zařízení se nejprve synchronizuje se serverem, než vám zobrazí vaše e-maily. Nevýhody e-mailů synchronizovaných se serverem jsou v tom, že velikost vaší poštovní schránky se bude nadále zvětšovat a že máte jediný bod selhání. Pokud dosáhnete limitu úložiště, může to být problém a podobně, pokud se někdy vyskytne problém na straně serveru, nemusíte mít přístup ke zprávám, protože problém se synchronizuje s vaším počítačem.
V tomto příspěvku budeme hovořit o tom, jak archivovat své e-maily do místní poštovní schránky ve vašem počítači. Když říkáme archiv, ve skutečnosti to znamená pouze přesunutí zpráv na jiné místo. Archiv mimo server znamená, že přesouváme zprávy ze serveru/cloudu do vašeho počítače. Není to totéž jako tlačítko archivace v poštovní aplikaci, které přesouvá zprávy do jiné složky na serveru, ani automatická archivace v aplikaci Outlook.
Pokud se připojíte k poštovnímu serveru pomocí protokolu POP, vaše poštovní aplikace již stahuje úplné kopie zpráv ze serveru. Pokud zjistíte, že se vaše pošta na serveru stále hromadí, zkontrolujte nastavení poštovní aplikace, zda neobsahuje nastavení podobné „Smazat zprávy na serveru po [x] dnech“ a nezapomeňte nakonfigurovat, že na jak dlouho chcete zálohovat zprávy. na serveru — doporučujeme 90 dní. Pokud po změně tohoto nastavení server stále obsahuje vaše starší zprávy, můžete se přihlásit pomocí webmailu a odstranit je ze serveru ručně.
Konfigurace poštovní aplikace pro místní archivaci do vašeho počítače vám umožní:
- Uvolněte s námi místo ve svém hostingovém plánu pro soubory, které nemusejí být dostupné na všech zařízeních (např. starší než vámi zvolené období – doporučujeme 3–6 měsíců).
- Zkraťte dobu, kterou webmail nebo vaše poštovní aplikace potřebují k načtení poštovních složek. Zmenšením velikosti složek na straně serveru budou poštovní aplikace (včetně našeho systému webové pošty) schopny načíst obsah této složky rychleji.
- Ujistěte se, že pokud se někdy vyskytnou nějaké problémy s e-mailovým serverem, tyto problémy neovlivní vaše místní archivované zprávy.
Pokud je váš počítač nakonfigurován pro zálohování na externí pevný disk (například pomocí Time Machine na MacOS), skončíte s místní kopií starých e-mailů v počítači a také s běžnou zálohou, což je nejlepší možná konfigurace a důrazně doporučujeme zajistit, abyste k tomu měli zálohy místního počítače.
Použijeme poštovní aplikaci Thunderbird, abychom vám ukázali, jak to udělat, nicméně stejnou obecnou myšlenku můžete implementovat s téměř jakoukoli poštovní aplikací, jako je Apple Mail, Outlook nebo Windows Live Mail.
Pokud chcete Thunderbird používat, aby byly níže uvedené pokyny přesné (spíše než obecný návod), začněte instalací Thunderbirdu a nastavte si svůj e-mailový účet pomocí našeho průvodce. Pokud budete používat vlastní poštovní aplikaci, níže uvedené kroky nebudou 100% přesné, ale měla by platit stejná obecná myšlenka.
Vytvořte místní archivní složky
I když mám několik složek na straně serveru, rád bych vše sloučil do jedné archivní složky mimo server pro všechny zprávy, protože e-maily mohu kdykoli později vyhledat a toto vyhledávání je rychlejší, když jsou zprávy plně umístěny ve vašem počítači. .
Jinými slovy, složky pro samostatné e-maily mohou jednoduše věci komplikovat, než je nutné. Pro archivaci si můžete vytvořit libovolný počet složek mimo server, ale s nastavením bude více práce. Poštovní aplikace budou obvykle nazývat složky mimo server „místní“, což znamená, že tyto složky a jejich obsah budou uloženy na vašem místním počítači, nikoli na serveru. (Tip:Apple Mail je zobrazuje jako „Na mém Macu“).
Zde je návod, jak jej vytvořit pomocí Thunderbirdu
- Klikněte pravým tlačítkem na „Místní složky“ vlevo v podokně složek Thunderbirdu.
- Vyberte „Nová složka“
- Pojmenujte to – nazval jsem to „Archiv“. Už by to měla být podsložka „Místní složky“, ale pokud tomu tak není, nezapomeňte tuto možnost vybrat.
- Stiskněte Vytvořit složku
- Nyní uvidíte složku s názvem „Archiv“ (nebo jak jste ji pojmenovali) v části „Místní složky“ na levém postranním panelu.
Zde je návod, jak jej vytvořit pomocí Apple Mail
- Otevřete Apple Mail a na panelu nabídek v horní části obrazovky vyberte nabídku Mailbox.
- Vyberte „Nová poštovní schránka“
- Nastavte Umístění na „Na mém Macu“
- Pojmenujte ji jako „Místní archiv“ nebo jen „Archiv“, pokud si to nezapletete se složkou Archiv na straně serveru.
- Stiskněte OK
- Nyní uvidíte složku s názvem, který jste zadali v části „Na mém Macu“ na levém postranním panelu.
Pokud chcete použít více kategorizovaných archivních složek, můžete zopakovat výše uvedený postup a vytvořit každou z nich.
Přesunout e-maily na straně serveru do místního archivu
Nyní je čas přesunout vaše e-maily ze složek na straně serveru do místní archivní složky (mimo server). Všechny zprávy, které přesunete, již nebudou přístupné z vašich ostatních zařízení nebo webové pošty; tyto zprávy budou dostupné pouze ze zařízení, na kterém právě pracujete.
- Najděte složku, ze které chcete archivovat e-maily, a klikněte na ni.
- Vyberte všechny zprávy, které chcete archivovat (například všechny zprávy starší 90 dnů nebo 6 měsíců), a přetáhněte je do místní složky, kterou jste vytvořili pomocí výše uvedených kroků. (V příkladu, který jsem použil výše, by to byla složka „Archiv“, ale pokud jste vytvořili vlastní názvy složek, můžete si vybrat jeden z nich).
Výše uvedené kroky můžete provést pro kteroukoli nebo všechny poštovní složky. Vytvořte například „Archiv odeslaných“ a přetáhněte všechny své staré odeslané e-maily ze složky IMAP do místní složky.
A je to! Upozorňujeme, že může chvíli trvat, než si vaše poštovní aplikace stáhne úplnou kopii každého e-mailu, zejména pokud je vaše připojení k internetu omezeno rychlostí a přesouváte velké množství zpráv. To znamená, že aktualizace využití úložiště na straně serveru může také trvat dlouho. Dejte tomu čas!
Pokud narazíte na nějaké problémy s těmito pokyny, dejte nám vědět pomocí níže uvedených komentářů.
Pomohl vám tento průvodce? Tyto informace a mnohem více vám přináší Websavers; zvažte, zda se rozhodnete pro svůj sdílený webhosting nebo kanadský hosting VPS.