Pokud jste právě spustili startup nebo již vlastníte společnost, pak samozřejmě potřebujete řídit obrovskou pracovní sílu a také velkou sbírku dokumentů. Dokumenty nebo soubory společnosti, kde spolupracují různí lidé, je třeba spravovat jedinečně, aby na nich mohl pracovat kdokoli a uživatelé mohli mít lepší kontrolu verzí. Tehdy se hodí systém správy dokumentů. Pokud je softwarová infrastruktura vaší organizace založena na Linuxu, budete muset hledat systém správy dokumentů pro váš systém Linux.
Tento nástroj vám pomůže ukládat a spravovat dokumenty buď v místním adresáři nebo na vyhrazeném serveru. Pomocí tohoto nástroje můžete snadno najít starší verze dokumentu, a tím se zjednoduší postup uchovávání záznamů. Tyto nástroje mohou snadno zvýšit celkovou produktivitu vašeho pracovního prostoru. I když jste individuální uživatel, můžete pomocí nástroje pro správu dokumentů získat některé další výhody.
Nejlepší systémy pro správu dokumentů pro Linux
Disk Google je skvělým příkladem základního systému správy dokumentů. Pokud však potřebujete více přizpůsobení a flexibility, můžete pro svůj systém vyžadovat některé ze skvělých systémů pro správu dokumentů s otevřeným zdrojovým kódem. Linux je skvělá platforma pro použití ve firemním pracovním prostoru. Není divu, že na internetu najdete mnoho systémů pro správu dokumentů pro Linux. Ale vybrat z nich ty nejlepší nástroje není snadný úkol. Vytvořili jsme tedy seznam 15 nejlepších nástrojů pro správu dokumentů pro Linux.
1. Alfresco
Alfresco je oceňovaný nástroj pro správu dokumentů. Vzhledem k tomu, že se jedná o program založený na Javě, získáte velkou flexibilitu při jeho spuštění na jakémkoli systému. Existuje Enterprise Edition a komunitní edice pro vývojáře založené na tomto softwaru. Community Edition je zdarma a s otevřeným zdrojovým kódem. Na druhou stranu má Enterprise Edition plán komerční podpory, pokud to se svými soubory myslíte vážněji.
Klíčové funkce Alfresco
- Má plnohodnotnou webovou aplikaci včetně virtualizace relací.
- Má funkci označování obsahu a můžete vyhledávat na základě značek.
- Alfresco podporuje několik standardů správy záznamů, včetně 5015.2, MoReq2, NOARK atd.
- Uživatelé mají přístup k úložišti prostřednictvím SMB, FTP, WebDAV, NFS a CMIS.
- Alfresco podporuje několik databází, jako je MySQL, Microsoft SQL Server, Oracle Database, IBM DB2 atd.
- Má vestavěnou podporu pro Microsoft Office a Dokumenty Google.
2. OpenKM
Jedná se o open-source systém pro správu dokumentů pro Linux. Své dokumenty můžete spravovat prostřednictvím jeho webového rozhraní. Páteří programu jsou JBoss Application Server, Google Web Kit, Lucene, Apache Jackrabbit a Java J2EE. Vzhledem k tomu, že program je zcela zdarma, můžete jej používat ve svých malých společnostech za účelem dosažení hospodárnosti.
Klíčové funkce OpenKM
- Webový klient vám umožňuje přistupovat k souborům odkudkoli na světě.
- Plynulé uživatelské rozhraní usnadňuje přetahování souborů přímo z vašeho průzkumníka souborů.
- Vestavěné optické rozpoznávání znaků nebo OCR pro skenování obrázků a extrahování dat z nich.
- Doplněk Microsoft Office a Open Office pro rychlejší pracovní postup.
- Vestavěný pokročilý vyhledávač, takže uživatelé mohou vyhledávat soubory podle různých kritérií.
- Pokročilé funkce zabezpečení, aby byly vaše dokumenty bezpečnější.
3. LogickýDOC
LogicalDOC je snadno použitelný nástroj pro správu dokumentů pro systémy Linux. Má čtyři různé edice pro různé typy uživatelů. Community Edition je zdarma a s otevřeným zdrojovým kódem, ale postrádá některé funkce. Na druhou stranu edice Business, Enterprise a Cloud mají některé jedinečné a pokročilé funkce.
Klíčové vlastnosti LogicalDOC
- Software lze snadno spustit na clusterovém systému.
- Uživatelé získají plnohodnotné webové uživatelské rozhraní založené na .NET a PHP.
- Má výkonný vyhledávač založený na Lucene, který dokáže snadno indexovat a vyhledávat soubory.
- Automatická kontrola verzí je velmi užitečnou funkcí tohoto programu. Může nakonfigurovat číslo první revize.
- Systém více pracovních prostorů tohoto nástroje zvyšuje produktivitu.
- Jeho pokročilý systém zásuvných modulů může tomuto programu přidat různé další funkce.
4. Maarcha
Maarch je velmi užitečný pro ukládání velkého objemu dokumentů. Je založen na PHP a má všechny základní funkce systému správy dokumentů. Kromě produktu s otevřeným zdrojovým kódem má Maarch verzi Enterprise Edition s dalšími funkcemi.
Klíčové vlastnosti Maarch
- Program má modulární design, a proto lze jeho funkce snadno spravovat.
- Povolení autorizace můžete spravovat na základě hierarchie organizace.
- Uživatelé mohou nastavit různá schémata souborů na základě klasifikace.
- Nástroj má funkci správy fyzických archivů.
5. Epiware
Jedná se o open-source systém pro správu dokumentů napsaný v PHP. Pro správu databází používá MySQL. Je to starý nástroj a poslední sestavení pochází z roku 2008. Mnoho užitečných funkcí z něj však dělá oblíbený systém pro správu dokumentů. Software je zdarma, zatímco utrácením peněz můžete získat rozšířenou podporu od vývojářů Epiware.
Klíčové funkce Epiware
- Přístup ke složce můžete ovládat prostřednictvím skupin nebo uživatelů.
- Možnost pokročilého vyhledávání usnadňuje vyhledávání pomocí metadat.
- Uživatelé mohou zabezpečeným způsobem vytvářet virtuální pracovní prostory a týmy pro společnou práci.
- Uchovává snadno spravovatelný přístup k dokumentům a historii verzí dokumentů.
6. Mayský EDMS
Mayan je moderní systém pro správu dokumentů s webovým uživatelským rozhraním. Programový kód je napsán v pythonu při použití Django jako frameworku. Je to bezplatný a open-source nástroj s některými funkcemi navíc. Funguje také jako vyhrazený systém OCR.
Klíčové vlastnosti mayského EDMS
- Schopnost ověřit pravost dokumentů prostřednictvím vestavěného systému kryptografického podpisu.
- Má vestavěnou podporu pro LibreOffice, která usnadňuje správu tabulek a prezentací.
- Mayský EDMS má místní i serverový systém nahrávání souborů.
- Zobrazuje náhled obrázků oblíbených formátů souborů, a proto je organizování souborů snazší.
- Má omezenou podporu pluginů třetích stran pro rozšířené funkce.
7. SeedDMS
SeedDMS je nástupcem oblíbeného systému pro správu dokumentů LetoDMS. A z tohoto důvodu je plně kompatibilní s prvním. Je to bezplatný a open source program. Tento webový nástroj je napsán v PHP a používá MySQL jako systém pro správu databází.
Klíčové funkce SeedDMS
- Má velmi snadno použitelné uživatelské rozhraní. Zobrazuje všechny soubory a složky, stejně jako v typickém správci souborů s dalšími informacemi.
- Texty v souborech PDF, MS Word a MS Excel lze přímo indexovat a uživatelé je mohou vyhledávat.
- Má integrovaný systém řízení pracovního toku pro použití ve velké organizaci.
- SeedDMS nabízí přístup WebDAV a má podporu REST API.
8. NemakiWare
NemakiWare je open-source program od některých japonských vývojářů. Je docela lehký, ale krásně zdobený moderními funkcemi a přizpůsobením. Je napsán v Javě s pomocí knihovny OpenCMIS od Apache Chemistry. Jako svůj systém správy databází používá NoSQL.
Klíčové vlastnosti NemakiWare
- Je vybaven pokročilým systémem řízení přístupu. Uživatelé mohou snadno udělit přístup a mohou komukoli zakázat použití konkrétní složky.
- Může vytvořit další vlastnosti pro metadata konkrétního souboru, aby uživatelé mohli doladit vyhledávání.
- Funkce fulltextového vyhledávání umožňuje uživatelům vyhledávat mezi obsahem různých dokumentů.
- Pokročilá funkce zamykání tohoto programu je podporována všemi ostatními klienty CMIS.
9. Kimios
Kimios je open-source program vytvořený společností Teclib. Protože se jedná o nástroj založený na Javě, můžete jej použít v jakémkoli prostředí s Javou verze 8 nebo vyšší. Tento nástroj dokáže bezpečně připojit a spravovat jakýkoli typ infrastruktury úložiště. Z tohoto důvodu je velmi užitečný pro velké organizace.
Klíčové vlastnosti Kimios
- Má responzivní mobilní uživatelské rozhraní, které pomáhá pracovat na cestách.
- Může se vzdáleně připojit k systému správy dokumentů prostřednictvím jakéhokoli typu prohlížeče.
- Indexování podle metadat a obsahu dokumentu.
- Největší výhodou je podpora velkého množství formátů souborů.
- Je vybaven vestavěnou integrací se softwarem a službami společnosti Microsoft.
10. DocMGR
Jedná se o linuxový nástroj pro správu dokumentů napsaný v PHP. Ke spuštění v systému používá Apache. DocMGR je plně vybavený webový nástroj. Můžete jej spustit s jakýmkoli prohlížečem. Systém fulltextového indexování pojmenovaný Tsearch2 mu dává extra schopnost procházet dokumenty a indexovat je podle textů.
Klíčové funkce DocMGR
- Funkce správy pracovního toku vizuálních dokumentů.
- Indexování založené na systému optického rozpoznávání znaků.
- Plná podpora protokolu WebDAV pro vzdálenou správu v zabezpečeném prostředí.
- Možnost diskusního fóra pomáhá komunikovat se spolupracovníky.
11. Casebox
Casebox je specializovaný systém pro správu dokumentů, který je přizpůsoben pro použití v nevládních organizacích a advokátních kancelářích. Je také známý jako systém řízení případů. Tento nástroj byl vyvinut společně společnostmi HURIDOCS a Ketse.com. HURIDOCS obvykle udržuje kódovou základnu pro své partnerské firmy, zatímco Ketse se stará o jejich původní kódovou základnu. Funkce spolupráce s výkonným systémem správy souborů z něj dělá nepřekonatelný nástroj pro správu soudních sporů.
Klíčové funkce Casebox
- Systém přetahování je užitečný pro začátečníky.
- Umí vytvářet grafy a grafy automaticky z vašich zdrojů. Může je také automaticky publikovat na webové stránky prostřednictvím webového modulu.
- Pokročilá funkce koše vám umožňuje kdykoli obnovit cokoli.
- Uživatelé mohou vytvářet dynamické formuláře s logickými podmínkami pro interakci s různými osobami.
- Tento nástroj zabraňuje synchronizaci mezi zařízeními a přidává další vrstvu zabezpečení.
12. SutiDMS
SutiDMS je online systém pro správu dokumentů se všemi užitečnými funkcemi. Je vyvinut společností Suti Soft. Tento nástroj je vytvořen jako škálovatelný model SaaS. Z tohoto důvodu získáte funkce podle svých potřeb a podle toho můžete zaplatit. Ačkoli je to základní verze zdarma.
Klíčové vlastnosti SutiDMS
- Má pokročilý systém správy verzí.
- Tento nástroj je integrován s řešením eSignature společnosti Suti Soft, aby se zjednodušil proces schvalování.
- Zahrnuje automatizovaný systém elektronické evidence dokumentů.
- Tento nástroj má integrovaný systém správy pracovních postupů založený na grafice.
13. OpenDocMan
Jedná se o open-source systém pro správu dokumentů napsaný v PHP. Podporuje normy ISO 17025 a IE pro správu dokumentů. Vyznačuje se plnohodnotným nezávislým webovým rozhraním. Automatizovaný instalátor a aktualizátor usnadňují používání. Funguje plynule na jakékoli distribuci založené na Linuxu.
Klíčové vlastnosti OpenDocMan
- Do tohoto nástroje můžete přidat neomezený počet typů souborů.
- Podporuje neomezený počet nových vlastností souborů podle potřeb vaší společnosti.
- Automatizovaný systém vypršení platnosti souborů pro lepší kontrolu nad soubory.
- Pro každý soubor má funkci řízení přístupu oddělení.
- Pokročilá funkce e-mailu pro upozornění na nedávné změny.
14. Pouze Office
OnlyOffice je online systém pro správu dokumentů a program pro správu kanceláří. Je jednoduchý a snadno se používá. Má edici Enterprise, Developer a Integration pro různé typy uživatelů. Vzhledem k tomu, že nástroj běží na vyhrazeném serveru poskytovaném vývojářskou společností, není zdarma. Můžete si vybrat různé plány podle svých potřeb. Edice Integration vám umožňuje integrovat tento nástroj s vaší vlastní hostovanou infrastrukturou. Jedná se o částečně otevřený systém správy dokumentů.
Klíčové funkce OnlyOffice
- Je to nástroj typu vše v jednom pro poštu, dokumenty, projekty, kalendáře a mnoho dalšího.
- Podpora integrace pro populární DMS, jako je Alfresco, ownCloud, SharePoint atd.
- Původní kód je open source na Github, takže můžete získat extra flexibilitu.
- Bezplatná podpora aplikací pro Android a iOS pro práci na cestách.
15. Bitrix24
Bitrix24 je moderní systém pro správu dokumentů se všemi moderními funkcemi. Má různé tarify pro uživatele s různými potřebami. Pro malé společnosti má bezplatný plán s omezenými funkcemi. Toto je skvělá možnost, jak začít. Má plnohodnotný obchod s doplňky pro rozšíření funkcí nástroje.
Klíčové vlastnosti Bitrix24
- Funkce soukromé sociální sítě usnadňuje kontakt s kolegy.
- Možnost videochatu v reálném čase šetří čas a zvyšuje produktivitu.
- Funkce správy pracovní zátěže vám pomůže rozdělit úkoly mezi pracovníky s menším tlakem.
- Automaticky vytváří opakující se úkoly ze šablon.
- Umí vizualizovat data pomocí krásných grafů a tabulek.
Poslední myšlenky
Výše uvedené nástroje jsou jedny z nejlepších systémů pro správu dokumentů pro desktop Linux. Jen málo z nich je zdarma a s otevřeným zdrojovým kódem, zatímco jiné vás stojí peníze. Protože systémy pro správu dokumentů potřebují ke svému provozu server, pravidelné bezpečnostní záplaty a zákaznickou podporu, je obtížné najít zcela bezplatnou službu. Takže byste měli zvolit plán moudře podle potřeb vaší organizace, abyste ušetřili nějaké peníze.