Poznámka redakce: V tomto segmentu, Sudoer Sit-Down, klademe otázky malým skupinám profesionálů v oboru. Získáte skutečné odpovědi a názory od skutečných lidí – uživatelů, operátorů, administrátorů, vývojářů atd. – z nichž každý nabízí rozmanitý a hodnotný pohled na otázky týkající se odvětví IT a konkrétně správy systému.
To, jak nakládáme se svým časem, musí být největším rozdílem mezi profesionály na planetě. Je to ta nejdůležitější dovednost, kterou si osvojit v široké škále věcí, které jako lidské bytosti potřebujeme umět. Zde neexistuje jediná cesta k příznivým výsledkům; existuje však několik společných rysů, které uvidíte, jak shodně procházejí přístupy těch nejúspěšnějších z nás. Dalo by se to rozdělit do tisíce různých kategorií, ale plánování je hlavním tématem, které se podle mě objevuje. Ať už se jedná o každodenní psaní deníku tužkou a papírem nebo vedení důkladného kalendáře v mobilu, klíčem ke správě času je vědět, co je před vámi, a stanovit priority, jak tyto úkoly dokončit.
Požádali jsme některé z našich hlavních přispěvatelů, aby nastínili své preferované nástroje a strategie řízení času a také způsoby, jak se vyhnout syndromu vyhoření, který nakonec přijde pro nás všechny. Odpovědi, které jsme obdrželi, vykreslují fantastický obraz toho, jak jsme všichni odlišní, a přesto podobní, když potřebujeme být úspěšní na pracovišti i doma.
Damon Garn, majitel, Cogspinner Coaction, LLC
Některé z mých metod řízení času jsou docela standardní:online nástroje, pravidelné přestávky, rotace úkolů, odpovědnost atd. Také používám několik strategií ve větším měřítku, abych se udržel směrem, kterým chci jít.
Začnu svými tradičnějšími metodami. Pevně věřím v přestávky. Tvrdě pracovat 20-45 minut a pak si dát 5-10 minut pauzu je pro mě dobrá praxe. Chvíli jsem experimentoval s technikou Pomodoro. Taky jsem to docela bedlivě sledoval a zdálo se, že to funguje. Bohužel se tento zvyk nikdy neudržel, takže nejsem příliš formální, pokud jde o plánování přestávek. Mezi úkoly také dost často střídám. Jedna z nejlepších věcí, které dělám, je změna pracovních prostorů. Již mnoho let pracuji doma a rád pracuji na přední verandě, zadní palubě, kanceláři a křesle. Před pandemií Covid-19 jsem pravidelně navštěvoval několik místních kaváren, ale dnes je téměř nenavštěvuji.
Používám několik webových nástrojů, které mi pomáhají s produktivitou. Sleduji své různé projekty psaní a vývoje laboratoří prostřednictvím Trello, což je neuvěřitelně užitečné. Clockify používám ke sledování svého času a zúčtovatelných hodin. Nakonec používám QuickBooks Online ke správě fakturace, daní atd. Spoléhám na Dropbox na několika zařízeních, abych udržoval základní složky a soubory. Myslím, že jsem cloud přijal na úrovni velmi malých podniků.
Mým největším nástrojem pro řízení času a produktivitu je však systém řízení cílů, který se střídá z dlouhodobého hlediska „co dělám se svým životem?“. plánuje až po každodenní činnosti. Není založen na technologii (ve skutečnosti jsou dokumenty vytištěny a uloženy ve složce na mém stole). Nebudu se zde příliš rozepisovat, ale zkrácená verze je tato:Udržuji obecný pětiletý plán a na začátku každého nového roku vypracuji seznam ročních cílů, který pokrývá profesní, osobní růst, finance a rodinu. /společenské, fyzické a zájmové kategorie. Vyjmenovávám věci, které chci za ten rok stihnout. Každý měsíc generuji podobný, ale podrobnější list cílů, který pochází z toho ročního. V pondělí ráno si vytvořím týdenní seznam úkolů a každé ráno vytvořím denní seznam úkolů na základě týdenních úkolů. Výsledkem je, že záměrně zjišťuji, jak denně dosahovat důležitých dlouhodobých profesních a osobních milníků.
Mnoho lidí nechápe nebo oceňuje můj přístup orientovaný na cíle. Přesto zjišťuji, že mi pomáhá soustředit svůj čas a energii, dosahovat věcí, které jsou pro mě osobně i profesně důležité, udržovat rovnováhu a dostat se tam, kam chci.
Konečně bych byl bez svého Macu ztracený. Používám ho ke všemu, včetně psaní (technického i beletrie), spouštění virtuálních strojů, přístupu k cloudovým nástrojům, nahrávání hudby, sledování pořadů. Je to bezpochyby nejkritičtější nástroj, který mám.
Joachim Haller, hlavní projektový manažer, Capgemini
Když jsem pracoval v Bangkoku, mým nástrojem řízení času bylo slunce. Jel jsem do práce na motorce a potřeboval jsem se tam dostat, než bude příliš horko a do práce jsem se objevil celý zpocený, což, jak jsem si myslel, kolegové neocení. Na konci dne jsem věděl, že slunce zapadne přesně v 18:00, a protože jsem se bál jezdit na motorce ve tmě, musel jsem být předtím doma. To mě také přivedlo domů včas na večeři, což poskytlo zdravou rovnováhu mezi pracovním a soukromým životem. Volba jízdy na motorce do práce byla snadná, protože doprava v Bangkoku byla téměř vždy silně ucpaná a dopravní špička byla samozřejmě tou nejhorší dobou, kdy se člověk mohl pokusit dostat z bodu A do bodu B. Cesta do práce by trvala hodinu a půl autem, ale jen 35 minut na motorce. Jízda na kole byla také perfektním způsobem, jak se odpojit od práce, protože jsem se musel plně soustředit na navigaci v hustém automobilovém a autobusovém provozu na silnicích.
V práci jsem používal strategii denního plánování v kombinaci s projektovým řízením. Na začátku každého dne si tedy vyberu nějaké věci, které chci mít hotové, než odejdu. Normálně si načrtnu jeden týden a nechám události během toho týdne, aby byly pěkně plynulé. Aktivity jsou však vždy součástí mnohem většího plánu, který jsem si v duchu volně formuloval, čeho chci v následujících třech až šesti měsících dosáhnout. Protože mám týdenní plán a také větší představu o tom, co chci dělat, nemusím se rozčilovat nebo stresovat, když nemůžu dokončit úkol v konkrétní den; lze to přesunout na jiný den a já stále budu schopen dosáhnout celkového cíle.
Tento způsob práce mi vyhovuje, protože mi umožňuje komunikovat s lidmi, chytat technické věci za chodu, dočasně se do něčeho zapojit a stále se posouvat dál podle svých plánů. Po mnoho let jsem pracoval s podporou a technickými projekty a vyvinul jsem tento způsob práce, abych se vyhnul stresu a udržoval zdravou rovnováhu mezi pracovním a soukromým životem.
Dalším důležitým aspektem je pro mě vždy „chodit do kanceláře“, to znamená, že se každé ráno oblékám a připravuji na kancelář, i když pracuji z domova. To mi také pomáhá nakreslit hranici mezi pracovním a soukromým životem.
To jsou moje obecné strategie, ale pokud jde o nástroje, existuje jeden, na který se při řízení svého života spoléhám víc než na kterýkoli jiný, a to je kalendář v mobilu. Ať už je to starý školní papírový denní plánovač nebo Google/Apple/Microsoft, vždy je k dispozici shromážděný kalendář s prací a životem ve skvělém velkém spojení, který nastiňuje každou hodinu každého pracovního dne a láká mě na události, schůzky, výročí, narozeniny atd. Je to nástroj, který tahá za nitky mé loutky; Vlastně se musím vyzvat, abych to ignoroval, abych věděl, kdy to zavřít, a udělal něco jiného a dal větší prioritu na svou rodinu.
[ Také by se vám mohlo líbit: Kariéra systémového administrátora:Korelace mezi mentory a úspěchem ]
Anthony Critelli, Sr. systémový inženýr, Datto Inc.
Jednou z mých silných stránek vždy byla moje vysoká produktivita a výkon. To, že jsem mohl udělat spoustu práce a rychle přispívat organizaci skutečnou hodnotou, mi umožnilo rychle pokročit ve své kariéře. Také mi to umožnilo vyhnout se syndromu vyhoření, protože si mohu být jistý, že na konci dne jsem odvedl svou nejlepší práci a zasloužím si přestávku.
S tím, co bylo řečeno, může být překvapením, že osobně nepoužívám žádné luxusní technologické nástroje k maximalizaci svého výstupu. Mým oblíbeným nástrojem je staromódní pero a papír využívající verzi techniky, kterou jsem se naučil v knize Hluboká práce .
Každý den začínám psaním denního programu do 30minutových bloků. Poté si pro každou schůzku prohlédnu své pracovní a osobní kalendáře a nejprve je zapíšu do své agendy. Když mám schůzky mimo cestu, prohlížím si svůj aktuální seznam projektů v našem softwaru pro prodej vstupenek a blokuji si časová období, abych na každém během dne pracoval. Také se ujistím, že si naplánuji čas na dohánění e-mailů a nechávám si během dne trochu času na věci, které by mohly přijít a vyžadovat mou pozornost.
To je můj každodenní pracovní postup, ale je tu ještě jeden důležitý detail – když si ze seznamu vyberu práci, kterou zařadím do časových bloků, musí být proveditelná. Zablokování dvou hodin na „vylepšení našich vyrovnávačů zátěže“ zanechává příliš mnoho nejednoznačnosti a nejednoznačnost vede k rozptýlení. Vždy se snažím zablokovat hodinu nebo dvě každý týden, abych rozdělil své větší projekty na zvládnutelné kusy práce, které lze během pracovního týdne časově rozdělit. To je velmi důležité, protože nejtěžší část práce na něčem je často teprve začít. Mít malé, proveditelné úkoly odstraňuje mnoho výmluv, které vedou k vyhýbání se práci.
Tyto dvě strategie, denní timeboxing a týdenní dlouhodobější projektové plánování, se ukázaly jako velmi cenné. Nejsou to high-tech, ale pomohly mi maximalizovat mou produktivitu během dne, takže mohu minimalizovat vyhoření po hodinách.
A pro ty, kteří mají rádi high-tech gadgety – přiznávám, že jsem byl na začátku této odpovědi trochu nečestný. Ke každodennímu plánování používám notebook Rocketbook místo skutečného pera a papíru. Nicméně bych se mohl v budoucnu podívat na přechod na Timewarrior.
Joerg Kastning, systémový administrátor, Bielefeld
Parkinsonův zákon je přísloví, že „práce se rozšiřuje, aby zaplnila čas, který je k dispozici pro její dokončení“. Takže nezáleží na tom, jak moc a dlouho budu pracovat; do konce týdne by ještě nějaká práce zbyla. Moje současná smlouva říká, že musím pracovat kolem 40 hodin týdně. To je to, za co dostanu zaplaceno, tak proč se obtěžovat pracovat více hodin, když nejsou kompenzovány?
Abych měl přehled o hodinách, které jsem pracoval za den, týden nebo měsíc, a abych viděl, na jakých tématech jsem tyto hodiny strávil, používám Timewarrior ke sledování času na příkazovém řádku. Takže, když splním svou smlouvu a na mém seznamu nejsou žádné naléhavé úkoly, mohu to udělat a užívat si života se svou rodinou.
Osobně se snažím pracovat osm hodin denně. Samozřejmě existují dny s 10 nebo dokonce 12 pracovními hodinami. V tomto případě odcházím z práce dříve v jiný, méně rušný den, abych zajistil rovnováhu a vyhnul se vyhoření.
K organizaci svých úkolů, stanovení priorit a plánování používám Eisenhowerovu metodu, protože jsem zjistil, že je jednoduchá a efektivní. Pomocí této metody jsou úkoly hodnoceny pomocí kritérií „důležité/nedůležité“ a „naléhavé/nenaléhavé“ a umístěny do „Eisenhowerovy matice“ na obrázku níže.
Potom zacházím s kvadranty následovně:
- Důležité A neodkladné úkoly, jako je řešení incidentů, odstraňování problémů a dodržování termínů, dělám osobně a okamžitě.
- Úkoly, které jsou důležité, ale (zatím) ne naléhavé, jako je psaní pokynů nebo výukových programů, aktualizace šablon a všechny druhy IT zařízení, se plánují tak, že pro ně zablokuji místo v kalendáři – udělám je osobně, ale v později.
- Ne tak důležité, ale stále naléhavé úkoly, které se snažím delegovat. Mohou to být například schůzky, prezentace nebo otázky týkající se použití určitého nástroje.
- Nakonec, když zjistím, že úkol není důležitý a neodkladný, prostě ho neudělám.
Samozřejmě, někdy se úkoly ze čtvrtého kvadrantu stanou naléhavými a důležitými; například, když to můj šéf překlasifikuje a dá mi termín. V tomto případě se úkol přesune do kvadrantu 1 a podle toho se s ním naloží.
Kontext toho, co obvykle dělám, najdete v mém článku Jak vypadá můj den jako správce systému .
Ricardo Gerardi, hlavní konzultant, Red Hat
Asi před čtyřmi měsíci jsem začal používat techniku Pomodoro, aby mi pomohla v časovém boxu a soustředit se na úkoly, a považuji to za velký úspěch. Tato technika vyžaduje, abyste se soustředili na jeden úkol po určitou dobu nazývanou „Pomodoro“, která obvykle trvá 25 minut. Název Pomodoro pochází z kuchyňské minutky Pomodoro, kterou tvůrce této techniky použil ke sledování času. Po každém období úkolu si pět minut odpočinete, než začnete s dalším úkolem. Po čtyřech Pomodorech si můžete udělat delší 15minutovou přestávku.
V moderním světě místo časovače Pomodoro používám nástroj Gnome Pomodoro, který mi pomáhá sledovat čas při používání této techniky.
[ Bezplatný průvodce od společnosti Red Hat:5 kroků k automatizaci vašeho podnikání. ]
Přehled
Abych spojil všechny výše uvedené poznatky dohromady, řekl bych toto:Plánujte své každodenní úkoly záměrně. Timebox, technika Pomodoro, podrobné plánování a časté přestávky jsou skvělé věci, které je třeba zvážit, když potřebujete maximalizovat svůj výkon v nastaveném čase. Nezapomeňte si vždy nechat čas pro sebe, svou rodinu a své přátele. A když nepracujete, odstupte od práce pokud možno naplno, abyste se vyhnuli vyhoření. Když se o sebe budete starat, bude pro vás snazší starat se o svou práci nadšeným a pozorným způsobem.